Surat
adalah merupakan alat atau sarana untuk mengambil pernyataan atau mengambil
informasi secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lainnya, baik atas
nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu instansi perusahaan atau
organisasi. (Pratama, 1997:1)
Beberapa
pengertian surat
menurut para ahli adalah:
Menurut Suhanda
Panji
“Surat
adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang
disampaikan oleh seseorang kepada oranertg lain baik atas nama pribadi maupun
kedutaan dalam organisasi kantor (1982 : 979 ) “.
Menurut Ahmad
Mansyur
“Surat
adalah sehelai kertas atau lebih yang ditulis atau diketik, dengan menggunakan
susunan kalimat dalam bahasa yang baik dan benar, dan biasanya berisi curahan
hati / berita yang disampaikan dari jarak jauh oleh seseorang kepada orang lain
(1986 : 11)”.
Menurut Ig
Wursanto
Surat
adalah suatu alat penyampaian informasi / keterangan-keterangan (keputusan,
pernyataan, pemberitahuan, permintaan,dsb).secara tertulis dari satu pihak
kepada pihak lainnya. (1991 : 11)
Penulis menyimpulkan bahwa surat
adalah suatu alat penyampaian suatu informasi dari pihak kesatu kepada pihak
lain yang berupa sebuah tulisan.
2.1.2 Fungsi Surat
Fungsi surat
menurut Pratama dan Manurung ( 1997: 10) adalah surat berfungsi sebagai alat komunikasi
tertulis untuk menyampiakan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak
lain karena itu, surat
juga berfungsi mencerminkan citra atau wibawa pihak pengirim.
Adapun fungsi-fungsi surat
sebagai berikut:
1.
Alat bukti tertulis (Dokumen tertulis)
Surat
memiliki funsi sebagai bukti tertulis, karena surat memiliki kekuatan hukum yang sah, sebab
surat asli
pasti memiliki bukti identitas yang jelas yaitu tanda tangan penanggung jawab surat dan atau cap
(stempel) perusahaan.
2.
Alat untuk mengingat
Manusia merupakan makhluk yang masih memiliki kelemahan, salah satu
kelemahannya adalah kemampuan otak manusia dalam mengingat hal-hal yang sudah
lama dan jumlah yang besar. Sehingga dengan adanya surat, informasi yang ada
didalamnya dapat tersimpan dan dapat dibaca dan diingat kembali.
3.
Pedoman untuk bertindak
Melalui surat seseorang dapat melakukan aktivitasnya sesuai dengan apa
yang tercantum dalam isi surat.Dengan demikian surat dijadikan dasar seseoranng
atau lembaga untuk melakukan suatu tindakan atau kegiatan.
4.
Duta / wakil organisasi
Dengan melalui surat,
seseorang tidak perlu bertemu secara langsung dengan orang yang
dituju.Penyampain informasi dapat diwakili dengan surat yang ditulisnya.Karena sebagai wakil
penulis maka surat
hendaknya ditulis dengan mempertimbangkan keindahan atau penampilan surat.
5.
Dokumen historis dari suatu kegiatan
Surat
dapat dijadikan dokumen sejarah tentang masa lalu, karena informasi yang
terdapat dalam surat
merupakan rekaman kegiatan-kegiatan pada masa yang lalu.
6.
Keterangan keamanan
Dengan adanya surat,
seseorangmelakukan sesuatu dengan rasa aman.
No comments: